Raporlar herhangi bir konu hakkında gerçekleri iletmek için etkili bir yöntemdir. Düzgün raporlar karmaşık ve incelikli veri kümelerini net açıklamalara dönüştürür. Böylece, konuya pek hakim olmayan kişilere de yol gösterir.

Rapor yazmakta ustalaşmak, eğilimleri tahmin etmek ve işletme kararlarını desteklemek için büyük önem taşır. Ancak bu, elinizde iyi bir rehber olmadan biraz kafa karıştırıcı olabilir. Bu yazıda rapor çeşitlerini, temel unsurlarını ve yazma adımlarını bulabilirsiniz.

Rapor nedir?

Rapor kelimesinin anlamı her zaman net değildir. Temel olarak sözlü rapor ve yazılı rapor diye ikiye ayrılır. Bu makalenin konusu yazılı olan raporlardır. Böyle raporlara okul sıralarından iş hayatına kadar birçok yerde karşılaşmanız mümkündür.

Bu belgeler bir durumu, projeyi veya sorunu ortaya koyar. Konuyla alakalı verileri analiz ederek sonuçlar veya öneriler sunar. Rapor hazırlamanın temel amacı, okulda veya akademide bir konuya hakim olduğunuzu göstermek olabilir. Ev ödevleri bile rapor kapsamına girebilir.

İş hayatındaki gerekçe ise belli bir projenin ortaklarını gelişme aşamalarında bilgilendirmek ve onların karar verme süreçlerini kolaylaştırmak olabilir. Burada tek tek bahsedilmesi imkansız olan çok sayıda senaryoyla karşılaşmak mümkün.

Raporların içeriğinde genel olarak şunlar paylaşılır:

• Bir olayın veya durumun ayrıntıları
• Bir olayın veya durumun sonuçları veya süregelen etkileri
• İstatistiksel verilerin değerlendirilmesi veya analizi
• Rapordaki bilgiye dayanan yorumlar, tahminler veya öneriler
• Rapordaki bilginin başka olaylar ve raporlarla ilişkisi

Rapor yazma kuralları arasında şunlar sayılabilir:

• Resmi bir dil kullanmak
• Gerçeklere bağlı kalmak
• Metni dikkatle düzenlemek

Sıra, “verimli bir rapor nasıl hazırlanır?” sorusunun cevabını vermekte:

1. Raporların temel unsurlarına hakim olun

Metni düzenlerken temel unsurlardan yararlanmanız, onun okurlar tarafından takip edilebilmesi açısından önemlidir. Ayrıca çeşitli şekiller ve tablolar da içeriği daha ilgi çekici hale getirecektir.

Temel rapor unsurları şunlardır:

• Başlık: Okurlarınıza raporun ne hakkında olduğunu gösterir. Kısa ve özlü olması daha iyidir ama bazen uzun ve ayrıntılı başlıkları tercih etmeniz gerekir.
• İçerik tablosu: Raporun ayrı bölümlerini gösterir. Böylece okurlar içerikte istedikleri yere kolayca gidebilirler.
• Özet: Burada raporunuzu özetlersiniz. Böylece okurlar konunun ne olduğunu anlayabilirler.
• Giriş: Anlatacağınız konunun önemini belirtir ve konu başlıklarına değinir. Bazı durumlarda özetle birleştirilebilir.
• Ana metin: Yazma kısmının büyük bölümü burada yer alır. Güvenilir referanslar ve benzeri kanıtlarla yazdıklarınızı desteklemeniz gerekir.
• Sonuç: Bu kısım da sonucu andırır. Ama bu sefer okurlar içeriği bildiği için daha çok hatırlatma niteliği taşır.
• Ekler: Raporunuzun son kısmı araştırma sürecinde kullandığınız materyaller ve referansların listelerini içermelidir.

Rapor için en iyi format PDF’tir çünkü saklanması ve paylaşılması kolaydır. Raporunuzu Word’de yazıp sonra bu formata dönüştürmeniz de mümkün. Bunun için PDF Guru gibi bir Word’ü PDF’ye çevirme aracı kullanmanız yeterli.

2. Konu hakkında araştırma yapın

Ne yazacağınızı biliyor olsanız bile, onu argümanlarla ve kanıtlarla ortaya koymanız gerektiği için derinlemesine araştırma yapmanız şarttır. Kurumsal veya bilimsel raporlarda araştırma desteği dışarıdan da sağlanabilir. Bu durumda araştırmaları iyi yorumlamanız gerekir.

Kendi araştırmanızı yaparken itibarlı kaynaklar kullanmanız şarttır: resmi belgeler, başka raporlar, araştırma makaleleri, vaka örnekleri, saygın yazarların kitapları ve diğerleri. Benzer raporlarda alıntılanan araştırmalara da değinebilirsiniz.

Bu aşamayı aceleye getirmemeniz önemlidir çünkü bulgularınız raporunuzun belkemiğini oluşturacaktır. Arama motorlarından bulduğunuz bilgilerin bilimsel olarak desteklendiğinden emin olmadan raporunuzda kullanmamanız önerilir.

3. Ana hatları çıkarın

Ana hatları çıkarmak her yazı türünde tavsiye edilir ama raporlarda ekstra önem taşır. Raporlar başlıklar ve alt başlıklarla ayrıldığı için ana hatları baştan belirlemek hedefinizden şaşmamanızı ve hiçbir şeyi atlamamanızı sağlar.

Hatta henüz araştırma aşamasındayken bazı örtüntüleri ve eğilimleri fark ederek ana hatları düşünmeye başlamanız da iyi olur. Takılırsanız değinmek istediğiniz temel noktaların, ayrıntıların ve kanıtların listesini yapabilir, onları nasıl kategorize edeceğinize karar verebilirsiniz.

Ana hatları hazırlamadan metni yazmaya başlamamanız önerilir. Bu şekilde raporunuzu şekillendirebilir ve araştırma sırasında eksik kalan kaynaklar varsa tespit edebilirsiniz. Bu noktada konunun derinliklerine inmenize gerek yoktur.

4. İlk taslağı hazırlayın

Raporlama teknikleri arasında en fazla vakit alanı genelde ilk taslaktır. Burada araştırmanızdan edindiğiniz bilgiyi kelimelere dökersiniz. Bu esnada kendinizi bunaltmamaya çalışın. Ana hatlarınızdaki maddeleri takip ederek hiçbir şeyi atlamadığınızdan emin olun.

Hata yapmaktan çekinmeyin; ilk taslakta her zaman hata çıkacaktır. Mükemmel olmaya çalışmak baskı yaratarak süreci yavaşlatır. Doğal ve rahat bir şekilde yazarak düzeltmeleri sonra düşünebilirsiniz.

5. Raporu gözden geçirip düzeltin

İlk taslaktan sonra başa dönerek atladığınız imla hatalarını ve anlatım bozukluklarını düzeltmeye geçebilirsiniz. Bunu biraz ara verip yaparsanız raporunuzu yeni bir bakış açısıyla okumanız da mümkün. Böylece, yazarken farkına varmadığınız mantık hatalarını da yakalayabilirsiniz.

Tek bir kere okumak yeterli olmayabilir. İlkinde muhtemelen en büyük hatalar gözünüze çarpacaktır. İkinci ve üçüncü okumalarda daha küçük hataların ve tutarsızlıkların farkına varabilirsiniz.

Raporunuzdaki bilgiler gizli değilse onu bir de başkasına okutmak iyi olabilir. Farklı bakış açıları ve yapıcı geri bildirimler, raporunuzu okurlarla buluşmadan önce şekillendirerek ona son halini vermenize yardımcı olacaktır.

6. Redaksiyon ve son dokunuşlar

Redaksiyonu son okuma olarak düşünebilirsiniz. Bu okumanın amacı gözden kaçmış olabilecek noktalama ve imla hatalarını düzeltmektir. Ancak vaktiniz varsa sadece bununla kalmak zorunda değilsiniz.

Online PDF düzenleyici kullanarak raporunuzu göze daha hoş hale getirebilir, sunum sırasında ve sonrasında seyircilerinizin dikkatini çektiğinizden emin olabilirsiniz.

Sonuç

Bu yazıda “Rapor nasıl yazılır?” sorusunun cevabının yanı sıra raporlar hakkında ayrıntılı bilgilere yer verildi. Etkili bir rapor yazmak karmaşık verileri anlaşılır bir içeriğe sıkıştırıp geniş bir kitleye iletmek için ustaca denge kurmayı gerektirir. Öğrendiklerinizi uygulamaya dökerek, önemli noktaları aktarırken alandaki yetkinliğinizi ve güvenilirliğinizi de göstermeniz mümkün.